Employeurs : vos pièces justificatives à conserver après une formation

Si vous avez recruté un apprenti et bénéficié des aides exceptionnelles d’Etat (AECA), de même pour le recrutement d’un salarié en contrat de professionnalisation (AECP), ou encore si vous avez financé une formation dans le cadre du FNE formation ou d’une Pro-A relance, vous devez conserver dans vos dossiers des pièces justificatives pendant minimum 5 années.

Les trois mesures citées ci-dessus s’intègrent dans le Plan national de relance et de résilience (PNRR) qui bénéficie de fonds européens. 

Leur utilisation est régie par le règlement (UE) 2021/241du Parlement et du Conseil du 12 février 2021. L’article 22 de ce règlement prévoit notamment l’obligation de « conserver les pièces et documents conformément à l'article 132 du règlement financier ».

Ce dernier prévoit :
 

1. « Les destinataires conservent les documents et les pièces justificatives, y compris les données statistiques et les autres pièces liées à un financement, ainsi que les pièces et les documents au format électronique, pendant les cinq ans qui suivent le paiement du solde ou, en l’absence d’un tel paiement, l’opération. Ce délai est ramené à trois ans si le financement est d’un montant inférieur ou égal à 60 000 €. 
2. Les pièces et documents relatifs aux audits, aux recours, aux litiges, à l’exercice de réclamations relatives aux engagements juridiques ou aux enquêtes effectuées par l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) sont conservés jusqu’au terme de ces audits, recours, litiges, de l’exercice de ces réclamations ou de la réalisation de ces enquêtes. Pour les pièces et documents relatifs à des enquêtes de l’OLAF, l’obligation de conserver les pièces et documents s’applique dès que ces enquêtes ont été portées à la connaissance du destinataire. 
3. Les pièces et documents sont conservés sous la forme d’originaux ou de copies certifiées conformes des originaux, ou sur des supports de données communément admis contenant les versions électroniques des documents originaux ou les documents existants uniquement sous forme électronique. Dans le cas où des versions électroniques existent, aucun original n’est requis lorsque de tels documents répondent aux prescriptions légales applicables pour être considérés comme équivalents aux originaux et fiables à des fins d’audit.FR L 193/92 Journal officiel de l’Union européenne. »

 
La Commission européenne a par ailleurs précisé que les cinq ans de conservation prévus par l’article 132 du règlement financier s’appliquaient à partir du paiement final versé par l’Union européenne au titre du PNRR. Ainsi, pour les dispositifs Aides aux employeurs d’apprenti et Aides aux employeurs de contrats de professionnalisation, dans la mesure où le dernier paiement versé au titre du PNRR est prévu pour 2026, l’obligation de conservation des pièces justificatives devra donc être respectée jusqu’au 31 décembre 2031.
 
Ce délai est porté à 10 ans lorsqu’est concernée une aide d’Etat. A ce titre, pour le FNE formation ou une Pro-A relance, l’obligation de conservation des pièces justificatives devra donc être respectée jusqu’au 31 décembre 2036.